Відділ адміністративних послуг здійснює матеріально-технічне та організаційне забезпечення діяльності Центру надання адміністративних послуг у м. Лисичанську (далі — ЦНАП).

Відділ є суб’єктом державної реєстрації у сферах державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, а також органом реєстрації у сфері реєстрації місця проживання/перебування, зняття з реєстрації місця проживання фізичних осіб.

До 01.01.2018 через ЦНАП надавалося 87 адміністративних послуг: 78 через адміністратора або державного реєстратора, 9 — безпосередньо державним кадастровим реєстратором в приміщенні ЦНАП.

Суб’єктами надання адміністративних послуг, в тому числі з видачі документів дозвільного характеру є 10 виконавчих органів міської ради та 4 органа виконавчої влади, взаємодія заявників з якими здійснюється через адміністраторів ЦНАП.

За 2017 рік всього надано 75318 адміністративних послуг, що є найбільшим показником в Луганській області, в тому числі у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно — 1766 послуг, у сфері державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців — 1847 послуг, у сфері реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб — 62919 послуг.

Через ЦНАП здійснюється он-лайн — консультування суб’єктів звернення через офіційний веб-сайт ЦНАП. Інформація на веб-сайті постійно підтримується в актуальному стані, зручна для використання.

Надання адміністративних послуг здійснюється на підставі інформаційних та технологічних карток, затверджених суб’єктами надання адміністративних послуг.

Для покращання організації та якості надання адміністративних послуг у місті, в тому числі по залученню позабюджетних коштів, відділ активно співпрацює з міжнародними партнерами, а саме Проектом «Реформа управління на сході України ІІ», що виконується компанією Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH за дорученням Федерального Уряду Німеччини та Проектом «Українська ініціатива з підвищення впевненості» (UCBI) «Зміцнення громадської довіри» (UCBI ІІ), які фінансуються Агентством США з міжнародного розвитку (USAID) та реалізується компанією Кімонікс Інтернешнл Інк.

В рамках партнерства 2017 року між Лисичанською міською радою та Проектом «Українська ініціатива з підвищення впевненості» (UCBI) була укладена обмежена грантова угода у не грошовій формі «Надання Лисичанській міській раді обладнання та програмного забезпечення для потреб ЦНАП у м. Лисичанську». Протягом січня-квітня 2017 року проводилися роботи по реалізації даної угоди, а саме оцінка рівня надання адміністративних послуг з реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування фізичних осіб, розробка рекомендацій та пошук шляхів підвищення якості надання зазначених послуг, тренінги для керівників та працівників ЦНАП за темами: основа підвищення ефективності організації; управління, орієнтоване на результат; ключові принципи аналізу бізнес-процесів; механізми аналізу задоволення потреб для покращення якості надання послуг; принципи надання державних послуг та забезпечення їх якості; правова база для надання державних послуг; передовий досвід з надання державних послуг; впровадження програмного забезпечення «ЦНАП-SQS» як одного з чинників підвищення якості реєстраційних процедур місця проживання/перебування. Результатом роботи стала презентація 25.04.2017 у ЦНАП введення в експлуатацію системи автоматизації послуг реєстрації місця проживання громадян та автоматизації процесу прийому громадян за допомогою впровадження системи «Електронна черга». На презентації були присутні Джон Пеннел — заступник директора Місії, Регіональна Місія в Україні, Білорусі і Молдові Агентства США по Міжнародному розвитку USAID, Бенжамин Лонг — заступник представника USAID/OTI в Україні, міський голова Сергій Шилін та його перший заступник Андрій Шальнєв, представники Луганської обласної військово-цивільної адміністрації — Денис Денищенко (департамент зовнішніх зносин, зовнішньоекономічної та інвестиційної діяльності), Наталія Коломицева (департамент економічного розвитку, торгівлі та туризму), представники міських рад, місцевих райдержадміністрацій та ЦНАПів, експерти проекту UCBI, представники ЗМІ та громадськості. Проектна робота проводилася в форматі тісної співпраці фахівців Лисичанського ЦНАП та ІТ-фахівців Лисичанської міської ради, команди міжнародних експертів і української компанії розробників програмних забезпечень ТОВ «РЕНОМЕ СМАРТ». Головними результатами спільного проекту стали значне зменшення часу надання послуг з реєстрації місця проживання громадян через скорочення використання паперових носіїв реєстраційних даних; значне скорочення часу очікування та обслуговування громадян при отриманні послуг; впровадження можливості автоматичної генерації даних з системи «Реєстр територіальної громади».

На придбання програмного забезпечення «ЦНАП-SQS» та системи електронного керування чергою 2017 року було залучено кошти проекту міжнародної технічної допомоги «Українська ініціатива з підвищення впевненості», який впроваджується компанією Кімонікс Інтернешнл Інк. (Chemonics International Inc.) у сумі 673,595 тис. грн.

2017 року відділом адміністративних послуг підготовлено та подано на конкурс проект «Придбання робочої станції для оформлення та видачі паспорта громадянина України для виїзду за кордон із безконтактним електронним носієм, видачі паспорта громадянина України у форматі електронної картки». На конкурсному відборі інвестиційних програм і проектів регіонального розвитку, що можуть реалізовуватися за рахунок коштів державного фонду регіонального розвитку (далі — ДФРР) зазначений проект отримав найбільшу кількість балів у рейтингу проектів та включений до узагальненого переліку інвестиційних програм і проектів регіонального розвитку на 2017 рік. Розпорядженням Кабінету Міністрів України від 12.07.2017 № 461-р проект внесений до переліку інвестиційних програм і проектів регіонального розвитку, що можуть реалізовуватися у 2017 році за рахунок коштів ДФРР.

Реалізація проекту надасть можливість мешканцям міст Лисичанська, Новодружеська, Привілля право вибору щодо звернення за отриманням даних послуг до ЦНАП або до територіального підрозділу ДМС, що в свою чергу дозволить зменшити черги, зняти соціальну напругу. Міською радою підтримане рішення про виділення з місцевого бюджету 10% співфінансування на реалізацію цього проекту, що є умовою фінансування проектів з ДФРР. Протягом року тривала робота з реалізації зазначеного проекту. За результатами тендеру придбано обладнання робочої станції вартістю 189 тис. грн. за рахунок коштів ДФРР та обладнання для облаштування каналу захищеного зв’язку вартістю 70 тис. 584 грн. за рахунок коштів ДФРР та місцевого бюджету (61 тис. 906 грн. та 8 тис. 678 грн. відповідно). Тривають роботи по монтажу обладнання та підключення до каналу захищеного зв’язку, які мають завершитися до кінця І кварталу.

Протягом 2017 року керівники та спеціалісти відділу працювали над вдосконаленням своїх знань, вмінь, навичок шляхом участі у різного роду семінарах, тренінгах, конференціях тощо.

У березні заступник начальника відділу-адміністратор Олена Одайник пройшла навчання з розробки законодавства та адвокасі за напрямком «Адміністративні послуги», проведене Асоціацією міст України спільно з Апаратом Верховної ради України в рамках проекту USAID «Розробка курсу на зміцнення місцевого самоврядування в Україні (ПУЛЬС)», у квітні Одайник О. взяла участь у конференції шведсько-українського проекту Академії Фольке Бернадотта «Місцеве самоврядування та верховенство права в Україні» із виступом у розділі «Верховенство права в умовах конфлікту» та у Міжнародній конференції «Кращі практики надання адміністративних послуг у малих громадах України, Вірменії, Грузії» із презентацією надбань Лисичанського ЦНАП. Зазначена конференція була організована Міністерством економічного розвитку і торгівлі України спільно з Міністерством регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України за підтримки проекту «Реформа управління на сході України», що виконується компанією Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH за дорученням Уряду Німеччини. Метою конференції було створення платформи для обміну досвідом і передовими практиками у сфері організації надання адміністративних послуг в малих громадах України, Вірменії та Грузії. У заході взяли участь понад 160 учасників, серед яких голови об’єднаних територіальних громад, керівники Центрів надання адміністративних послуг громад-партнерів проекту, представники центральних органів виконавчої влади України, міжнародних організацій, делегації з Грузії і Вірменії, міжнародні та українські експерти, представники громадянського суспільства.

Начальник відділу — державний реєстратор Олена Литвинюк у квітні взяла участь у засіданні секції з питань адміністративних послуг Асоціації міст України в рамках проекту USAID «Розробка курсу на зміцнення місцевого самоврядування Україні (Пульс)», яка проводилася у м. Харкові. Під час засідання відбулася презентація стратегії АМУ «Електронне врядування та публічні послуги» та законодавчої карти реформування, а також обговорення проектів нормативно-правових актів. У жовтні Литвинюк О. взяла участь у конференції на тему: «Стан та перспективи реформування системи надання адміністративних послуг. Децентралізація повноважень у сфері їх надання». Метою конференції був обмін досвідом та кращими практиками реформування системи надання адміністративних послуг. Організатори заходу: Міністерство економічного розвитку і торгівлі України, Міністерство регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України, проект «Реформа управління на сході України ІІ», що виконується компанією Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH за дорученням Федерального Уряду Німеччини.

З 26.11.2017 по 01.12.2017 Олена Литвинюк взяла участь у ознайомчій поїздці до Німеччини, організованій проектом «Реформа управління на сході України ІІ», що виконується урядовою компанією Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH за дорученням Федерального міністерства економічного співробітництва та розвитку Німеччини (BMZ) з питань практики надання адміністративних послуг. У складі делегації представників органів виконавчої влади (Державна міграційна служба України, Головний сервісний центр МВС України, Міністерство економічного розвитку і торгівлі, Державне агентство з питань електронного урядування України) та їх територіальних підрозділів, представників державних підприємств «Українські спеціальні системи» та «Документ», Луганської обласної державної адміністрації, керівників центрів надання адміністративних послуг у м. Рівне, м. Київ, співробітників проекту «Реформа управління на сході України ІІ», Німецького товариства міжнародного співробітництва (GIZ) відвідали міста Федеративної Республіки Німеччини: Берлін, Потсдам, Гамбург та округ Штормарн. Програма візиту передбачала вивчення досвіду роботи Федерального міністерства внутрішніх справ Німеччини (м. Берлін) в частині контролю випуску та обліку паспортів та посвідчень громадян Німеччини, обліку втрачених та викрадених паспортів, використання унікального номеру громадянина, підходів до інформаційного обміну персональними та біометричними даними (відбитки пальців та фото обличчя) між правоохоронними та державними органами, в тому числі під час надання електронних сервісів; ознайомлення з питаннями захисту персональних даних під час надання електронних послуг; вивчення досвіду організації доступу територіальних локальних органів оформлення паспортів та посвідчень громадян до паспортних баз даних Федерального міністерства внутрішніх справ Німеччини; вивчення досвіду роботи центрів оформлення паспортів на прикладі 1-2 земель Німеччини; вивчення досвіду роботи Федерального відомства зі справ міграції та біженців Німеччини в частині контролю та перевірки паспортів біженців та іноземців під час перетину кордону Німеччини, в тому числі за біометричними параметрами, доступу інших державних органів до своїх реєстрів біженців та іноземців; вивчення досвіду використання нових елементів та підходів до захисту паспортів та посвідчень громадян Німеччини, їх електронних носіїв, практичного використання в електронних сервісах; вивчення досвіду роботи в частині випуску електронних посвідчень громадян Німеччини; детальне висвітлення питань реєстрації транспортних засобів та видачі посвідчень водія тощо.

Адміністратор відділу Наталія Коршунова взяла участь у засіданні секції з питань адміністративних послуг Асоціації міст України на тему «Практика та перспективи розвитку системи адміністративних послуг», що пройшла у м. Рівне. Під час засідань розглядалися питання розвитку системи надання адміністративних послуг у 2017 році; актуальні питання розвитку системи надання адміністративних послуг; відбулося обговорення законопроекту «Про внесення зміні до деяких законів України щодо приведення законодавства у відповідність до Закону України «Про адміністративні послуги», розробленого Мінрегіоном; ознайомлення з кращими практиками в організації роботи Рівненського регіонального ЦНАП, його інноваціями та подальшими перспективами розвитку; ознайомлення з діяльністю ЦНАП м. Дубно.

У червні адміністратори та державні реєстратори відділу адміністративних послуг взяли участь у короткостроковому семінарі «Актуальні проблеми державного управління» та «Організаційно-правові засади місцевого самоврядування» у Харківському регіональному інституті державного управління Національної академії державного управління при Президентові України.

У грудні спеціалісти ЦНАП у повному складі успішно пройшли он-лайн курс «Єдині вимоги (стандарт) до якості обслуговування відвідувачів ЦНАП» та отримали сертифікати.

Отримані знання підвищать рівень ефективності, а головне — якості надання адміністративних послуг, сприятимуть формуванню позитивного іміджу Центру надання адміністративних послуг у м. Лисичанську та підвищенню рівня довіри громадян до дій представників влади. Відділ радо ділиться досвідом із колегами області та за її межами. В рамках ознайомлення з досвідом та використанням сучасних програмних засобів в роботі, до ЦНАП в м. Лисичанську приїздили керівники Запорізької міської ради, колеги з Департаменту надання адміністративних послуг та розвитку підприємництва Запорізької міської ради та Управління ДМС м. Запоріжжя, керівництво міста та ЦНАП у м. Лиман Донецької області, м. Кремінна Луганської області. Метою робочих візитів була зацікавленість у принципах та організації діяльності Лисичанського ЦНАП, освоєнні ним нових інформаційних технологій та програмних продуктів на етапі вдосконалення роботи для поліпшення процесу надання адміністративних послуг населенню. На зустрічах обговорювалися питання підвищення результативності робочого процесу у ЦНАП, взаємодія між громадянами та органами влади, включаючи ті сфери, в яких застарілі стратегії перешкоджають розвитку, зміна способів надання адміністративних послуг в процесі взаємодії з новими програмними продуктами, нові внутрішні процедури, стратегії і форми організації робочих процесів. Ділилися з колегами досвідом співпраці Лисичанського ЦНАП з міжнародними партнерами від розробки і впровадження нового програмного забезпечення до освоєння робочих процесів та механізмів їх вдосконалення.

Результатом плідної партнерської роботи стало підписання Меморандуму між Громадською організацією «Всеукраїнська асоціація центрів надання адміністративних послуг» та Лисичанською міською радою про включення до асоціації Центру надання адміністративних послуг у м. Лисичанську, співпрацю та партнерство. Це гідна оцінка внеску ЦНАП м. Лисичанська у систему розбудови та підвищення якості надання адміністративних послуг населенню.

Значна увага приділяється відділом моніторингу якості надання адміністративних послуг та висновкам за його результатами. Відвідувачі можуть оцінити роботу ЦНАП, висловити свої зауваження та пропозиції безпосередньо у приміщенні ЦНАП за допомогою прозорої скриньки, книги пропозицій та зауважень, через веб-сайт ЦНАП тощо. Відкриті ми і для зовнішньої оцінки. Так, у лютому 2017 спеціалістами компанії ГФК ЮКРЕЙН (займається маркетинговими та соціальними дослідженнями в Україні) проведено моніторинг задоволеності якістю надання адміністративних послуг у ЦНАП (анкетування заявників). У листопаді підведені підсумки оцінки рівня задоволеності мешканців міст Лисичанськ, Новодружеськ, Привілля в отриманні адміністративних послуг у сфері реєстрації місця проживання. Аналіз проводився експертами Проекту «Зміцнення громадської довіри» (UCBI ІІ), що виконується за підтримки Агентства США з міжнародного розвитку USAID. За результатами проведеної роботи зазначено, що рівень задоволеності мешканців міст Лисичанськ, Новодружеськ, Привілля сягає понад 95%. Відвідувачі високо оцінили рівень професіональної підготовки спеціалістів відділу та створені умови для надання адміністративних послуг. Такі опитування та фокус-групи проводились і в інших містах Луганської області. Приємно відзначити, що Лисичанськ є лідером серед інших міст в оцінці якості надання послуг у сфері реєстрації місця проживання. За підсумками пропозицій відвідувачів для зручності і комфорту у приміщенні встановлено платіжний термінал Ощадбанку. Тепер є можливість на місці оплачувати послуги, що надаються в ЦНАП, плата яких передбачена законодавством та здійснювати будь-які комунальні сплати.

22.12.2017 у м. Сєвєродонецьку відбувся щорічний семінар «Покращення організаційної результативності та підвищення якості надання послуг: Успішна практика в Луганській області» за підсумками співробітництва з компанією USAID та представниками команди проекту UCBI. Досвід ЦНАП у м. Лисичанськ було презентовано як кращу практику у Луганській області.

26.12.2017 у м. Сєвєродонецьку Луганське регіональне відділення Асоціації міст України  провело практикум на тему «Застосування законодавства в сфері реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання та створення електронного реєстру територіальної громади». Захід відбувся в рамках Проекту «Розробка курсу на зміцнення місцевого самоврядування в Україні (ПУЛЬС)», який реалізує Асоціація міст України за підтримки USAID.У практикумі взяли участь керівники міст, керівники та адміністратори ЦНАП міст та об’єднаних територіальних громад. Модератором заходу було запрошено керівника Лисичанського ЦНАП Олену Литвинюк, яка поділилася з присутніми накопиченим досвідом відділу адміністративних послуг Лисичанської міської ради щодо створення електронного реєстру територіальної громади у законодавчому полі України; процедурою реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання; інструментами автоматизації організаційних процесів в сфері надання послуг реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання, результатами встановлення програмного забезпечення, проведення тренінгів для персоналу; значенням зворотного зв’язку, моніторингу та оцінки якості, впливу автоматизації процесів на якість роботи тощо.

Начальник відділу — державний реєстратор О. О. Литвинюк